社長の私宛の電話を、社員がすべて取り次いできて困っています。必要なものだけ取り次げるようになるにはどのように教育したらいいですか?

質問内容

社員が、社長の私宛の電話をすべて取り次いできて困っています。必要なものだけを取り次いでほしいのですが…

回答

この質問について、あなたはどのようにお考えになりますか?

電話応対研修を行う時、社員の皆様からも次のような質問があります。

「社長への電話で、取り次いでいいものと、そうでないものが、なかなか区別がつきません。どうしたらいいですか?」

これは解決すると助かる人が多そうですね!

私が考える答えは「ルールを決める」です。

社長の立場で考えると、自分に取り次いでもらいたいものだけにしてほしいのですが、社員の立場からするとその判断ができません。

「臨機応変に」と言われますが、基準があってこそ臨機応変に行動ができるものです。

具体的な方法としては以下の通りです。

1.社長への電話を、取り次ぐケース

社長への電話は、そのつど社長に取り次いでよいかどうか確認する。

取り次がなくて良いといわれたものをリスト化する。

リストは、電話を取り次ぐ社員全員で共有し、電話機の近くにおいてすぐに見えるようにする。

このリストは、時折社長に確認してもらって、最新にしておくようにする。

2.社長への電話を、取り次がないケース

社長の電話はすべて取り次がず「外出しております」と答える。

電話を切ってから社長に電話があったことを伝え、必要なものだけ社長が折り返し電話する。

一般的には「1」の方法が良いかと思います。

このルールで決めたら、「今回だけは取り次いでほしかった!」ということは社長はできません笑

面倒だと思っても、必要ならばかけなおすというルールで運用します。

「2」の方法は、実際に運用なさっている企業様から教えていただきました。

今は携帯電話の時代ですから、親しくしていらっしゃ方々は携帯電話に直接かけることが多いので、この方法で良いと、社長がおっしゃっているそうです。

注意点は、「すぐにはかけなおさないこと」です。

あら?社内に居たの?ということになってしまいますものね。

このように両者が困っていることは、解決のためにすぐにルール化しましょう。

それだけストレスが減ります。

問題が起きていることは、基準があいまいで、ルール化されていないことが、ほぼ原因です。

決めて実行する。

不具合があれば、ルールを見直す。

これで、業務も円滑になり、ストレスも軽減するでしょう。

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