「わからないのに質問してこない新入社員」に困っています。どうしたら質問してくるようになりますか?

質問内容

新入社員には、わからないことは何でも聞くようにと言ってあるのですが、なかなか聞いてきません。

そのため問題が大きくなってから発覚することが多いようです。

どうしたら早めに聞いてくるようになるでしょうか。

回答

この質問について、あなたはどのようにお考えになりますか?

この場合、まずは「なぜ聞いてこないのか」について考え、それから対処法をみつけます。

なぜ新入社員は、聞いてこないのでしょうか。おもに、3つの理由が考えられます。

①「人に聞く」ことをマイナスのイメージにとらえている

たとえば、こんな理由があります。

  • こんなことこともわからないのか?と思われそうではずかしい
  • 質問したら怒られそうで嫌だ、怖い、

など。

おそらく、それまでの人生の中で、質問することであまりいい体験をしなかったのではなかと思います。

②わからないことがわからない

何がわかっていないかを把握できていないと質問はできないものです。

自分でも、いったい何がわかっていないのか認識できていないようでは、質問のしようがないのですね。

③わからないことは「わかっている人に聞いてはじめて解決する」ことを理解していない

わからないことは、本来は先輩や指導者に聞かないと解決しないのですが、聞きにくい雰囲気があったり、勝手に聞きにくいと思っていて、新入社員同士で相談していることも少なくないようです。

これでは解決しないのですが、どうもそれ自体を理解していないようです。

対処方法

上記のような理由を理解したうえで、対処方法を考えてみましょう。

①「新入社員はわからないことを質問するのも仕事のうち」と伝え、質問してもいい雰囲気を作っておく

「いつでもわからないければ質問してください」と言っておいても、質問しにくい雰囲気ではなかなか質問しづらいもの。

質問しやすい雰囲気作りも大切です。

②わからないことを新入社員同士で相談していても解決しないから、先輩や指導者に聞くように事前に伝えておく

これも当たり前のことのようですが、案外できないようですから、事前に伝えておくことが大切です。

③こちらからアプローチする

「わからないことがあったら聞いてくださいね」だけでは、聞いてこないのですから、こちらから、定期的にたずねるようにします。

仕事の説明をして、新入社員にやってもらい、何も聞いてこないから大丈夫だろうではうまくいきません。

いざ、確認してみると、とんでもなく大変なことになっていた、という経験は、だれにでも一度や二度はあることです。

こちらからアプローチは、定期的に行いましょう。

定期的にするためには「ここまでやったら一度見せてくださいね」と合意しておくとよいです。

教える仕事の全体像を説明したうえで、少しずつ区切って確認する習慣にするということです。

こうすることで、指導する側も、新入社員も安心です。

新入社員にとっては、聞くのが恥ずかしいなあ、と思っていたとしても、区切って確認してもらえるタイミングがあれば、その時は質問しやすいはずです。

「定期的に」確認する際に、やりにくかったところを聞いたり、質問はないか?も、こちらから投げかけるようにして、質問してもよい雰囲気づくりを心がけます。

④新入社員が振り返ることができる仕組みを作る

毎日の仕事に対して、わかっていることとわからないことを、自分で振り返られる仕組みを作ります。

日報のようなものでいいでしょう。

その際、自由記載にするよりも、順序だてて振り返ることができるようにします。

「わからないことがわからない」人は、頭の中を整理することが苦手な人。

ですから設問によって自動的に整理できるように工夫するのです。

  • 今日行った仕事
  • できるようになったこと
  • 失敗したこと
  • わからないこと、質問したいこと
  • 学んだこと
  • 感想

など。

3~5つぐらいの設問で順序だてて振り返ることができるようにしてはいかがでしょうか。

それに対して、指導している先輩社員がコメントをつけるようにするといいですね。

コメントのつけ方も、新入社員のやる気が出るような書き方の工夫が必要です。

⑤新入社員にマニュアルを作ってもらう

業務の種類によっては、もともとマニュアルがある場合もありますが、それがあったとしても、新入社員に新入社員の視点でマニュアルを作ってもらうことが大切です。

既存のマニュアルは仕事がわかっている人が作っていますから、新入社員がわからないことが必ずしも書いてあるとは限りません。

「これくらいは説明しなくてもわかっているだろう」という前提で作成するからです。

しかし実際のところは、新入社員はもっと基本的なことや「こんなことで?」と思うようなところでつまずいています。

ですから、新入社員の目で見た、自分の役に立つ、こまかーいマニュアルを作ってもらうように指導するのです。

「来年の新入社員に指導するつもりで」と伝えてもいいですね。

こうして、自分の仕事を整理する習慣を持ってもらうといいですし、マニュアルを作るときに、不明点が出てきたら、先輩や指導者に確認するでしょうから、質問する習慣もできてきます。

「来年の新入社員に指導するつもりで」としておけば、不明点を不明なままにしてはいけないと思える人も多いと思います。

いかがでしょうか。

このようにしながら、質問してこない新入社員を質問できる新入社員に育てていきましょう。

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