質問内容

仕事の指示をしたとき、部下がメモを取っているので大丈夫かと思ったものの、指示したとおりにできていませんでした。

どのように指導したらいいですか？

回答

この質問について、あなたはどのようにお考えになりますか？

私が考える答えは、一つ！

「復唱確認」の徹底です。

指示したあと、どのように受け止めたか？メモをしたのか？復唱してもらうことで確認をします。

新入社員であれば、その後、どのように行動するかまで確認しておくと安心です。

復唱確認を丁寧に繰り返しながら、トレーニングしていくしかないと思っています。

特に若手社員の場合、メモを取ることに対し、苦手意識をもつ方が多いものです。

私も同じような状況を体験したことがありました。

それは研修の中での出来事。

ロールプレイングで、お客様からのご要望をお聞きしながらメモをしているという設定です。

私が、ある新入社員の方に「お客様のご要望をどのようにメモをしましたか？」と尋ねたところ、しどろもどろ…

おや？？と思い、メモにどんなことが書いてあるか見せてもらうと

読めません！字が！笑

そこで「これは、何と書いてあるのですか？」と尋ねましたら

「えっと…」と、自分でもあまりわからないようでした。

メモしているような、ポーズでしたー！笑

本人は真剣でしたから、ポーズというのは失礼かもしれません。

緊張していたでしょうし、きっと一生懸命にはやっていらっしゃると思うので。

しかし、お客様応対でこんなことになっては大変ですよね！

今は、昔ほどメモを取る習慣がないので、苦手な人が多いです。

メモとは、相手の言っていることを一言一句書くこと　ではありません。

しかし、メモを取ることが苦手な人ほど、必死で、一言一句漏らさないようにとなさいます。

ですが、それは無理！

結果、何が書いてあるかわからなくなってしまいます。

メモを取るのに最低限、必要なスキルは、次の3つです。

1. 相手の話を要約する
2. すべて書かなくてもキーワードを書き留めたら、わかるようにする
3. メモの取り方に自分なりのルールがある

いまは、メモを取ることを面倒がり、スマホで写真を撮っておしまい！というケースが多いのが実状です。

これでは、メモを取るための必要なスキルが上達しません。

だから、メモを取ることが下手！なのです。

ということで、指導する側が、丁寧に根気よく「復唱確認」の徹底を心掛けてください。

一方、指示する側も、相手がメモを取りやすいように話すことができるといいですね。

お客様にそれを望むことはできませんが、社内での工夫は必要です。

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